Tablet com relatórios de um software de gestão.
Gestão de Negócios

Qual o melhor software de gestão empresarial para pequenas empresas?

Na disputa sobre qual o melhor software de gestão empresarial para pequenas empresas, entramos em um mercado com grande variedade de opções.É importante alinhar bem as expectativas e necessidades, pois a grande maioria dos serviços são pagos.

Softwares de gestão são ferramentas que facilitam o dia a dia de uma empresa. Seguindo o surgimento dos primeiros computadores, esses programas evoluíram de simples calculadoras para mecanismos capazes de realizar tarefas complexas.

A seguir, discutimos o funcionamento desses programas, algumas dicas de opções no mercado nacional e os principais benefícios ao implementar esses sistemas. Boa leitura!

Softwares de gestão prontos

Algumas opções de sistemas possuem uma boa interface de uso e podem se encaixar em qualquer empresa de serviços. Elas trabalham, em sua maioria, com ambientes online e podem ser utilizados de vários dispositivos, como celulares, PCs e tablets.

Entre as alternativas, temos:

gestãoclick

A plataforma oferece um software acessível por diversos dispositivos, entre computadores, tablets e smartphones. Com muitas funcionalidades, entre gestão de estoque, cadastro de clientes, vendas e financeiro.

O serviço funciona por meio de uma assinatura mensal, com valores entre R$ 59,88 e R$ 299,88 (dados de setembro de 2019), de acordo com o número de usuários conectados. Há descontos para contratação anual do sistema.

Senior

O site da Senior possui uma boa segmentação de produtos. A empresa trabalha com soluções segmentadas entre softwares de gestão empresarial, gestão de pessoas, gestão de armazenagem e gestão de transporte (logística).

Além disso, é possível encontrar uma categoria específica para sistemas focados em pequenas empresas. Também é possível pesquisar por setor de atuação, como varejo, supermercado, manufatura, entre outros.

ContaAzul

Esse serviço também traz as funcionalidades de um software de gestão clássico, com o diferencial de algumas soluções direcionadas para contabilidade, com várias ferramentas para controle fiscal.

Os planos vão do básico até o estendido, com valores mensais que variam entre R$ 119,90 e R$ 324,90 (dados de setembro de 2019).

SIGECloud

A plataforma SIGECloud promete facilitar a vida dos lojistas, desde a emissão de notas fiscais até o cálculo de contas a pagar e receber. O sistema oferece algumas funcionalidades sem a necessidade de conexão de Internet, o que é um diferencial.

NEX

Além das funções comuns aos softwares de gestão, o NEX possui um módulo totalmente gratuito, com um sistema para controle de vendas, estoque e cadastro de clientes, produtos e fornecedores. Dessa forma, essa opção se torna viável caso a empresa esteja procurando uma alternativa sem custos.

A maioria desses programas reúnem as principais funções que uma empresa de serviços, como uma loja de calçados, vai precisar para rodar suas operações principais.

Vale lembrar que, apesar das assinaturas pagas, a maioria das opções oferecem períodos de teste gratuitos, possibilitando ao lojista experimentar o software sem se comprometer.

Software de gestão utilizado em um smartphone e um tablet, lado a lado.
As opções de softwares de gestão empresarial, em sua maioria, oferecem integração online e possibilitam o uso em dispositivos móveis.

As origens dos softwares de gestão

Os primeiros computadores colocados em funcionamento eram muito diferentes dos que temos hoje. Programados para realizar operações simples, eles ocupavam bastante espaço, e não existia a possibilidade de utilizá-los em pequenas e médias empresas.

Com o tempo, o hardware (peças físicas) foi ficando cada vez melhor. Finalmente, com o lançamento das primeiras máquinas da Apple, em 1976, começamos a ver computadores em formatos mais compactos e “domésticos”.

Hoje, com equipamentos como smartphones e tablets, é difícil imaginar que mudanças tão grandes ocorreram em apenas algumas décadas. Essa evolução ajudou a disseminar o uso de softwares nas organizações, principalmente na gestão de pequenas empresas.

O cenário atual das empresas de grande porte é composto por sistemas complexos e integrados, capazes de conectar todos os setores da organização. Para a venda de produtos, por exemplo, áreas como estoque e faturamento possuem comunicação instantânea.

Esses programas são, em sua maioria, desenvolvidos especificamente para cada negócio e são conhecidos como sistemas ERP – Enterprise Resource Planning. Porém, quando analisamos empreendimentos menores, há uma série de alternativas mais simples.

Painel com gráficos e relatórios de gestão.
Os softwares de gestão empresarial evoluíram de simples calculadoras até poderosas ferramentas de automação.

Os softwares de gestão empresarial evoluíram de simples calculadoras até poderosas ferramentas de automação.

Algumas empresas de desenvolvimento de software oferecem soluções mais práticas, com módulos pré-configurados e adequados para operações menos complexas. Essas opções são mais baratas e também oferecem alguns recursos de personalização.

Como funciona um software de gestão empresarial

Como exemplo, vamos comparar uma grande fábrica de calçados com uma loja que revende os produtos dessa indústria:

No primeiro caso, as etapas de produção de calçados exigem um controle preciso de todos os insumos, funcionamento das máquinas, horários dos funcionários e níveis de estoque.

Dependendo do tamanho da fábrica, as informações se acumulam em uma montanha de dados que, sem o auxílio de um software, dariam muito trabalho para acompanhar. Um setor especialmente afetado seria o controle financeiro empresarial.

Por isso, para grandes empresas, encomendar um software completamente personalizado faz sentido, uma vez que as economias de tempo em cada operação realizada por uma máquina podem resultar em reduções significativas de custo.

Quando analisamos uma loja de calçados de menor escala, por outro lado, as prioridades são diferentes, uma vez que os produtos, em sua maioria, já vêm prontos dos fornecedores, como as distribuidoras em atacado, por exemplo.

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Nas pequenas empresas, o foco está na agilidade dos processos de venda e controle de estoque, sem muitas variações dentro do mesmo segmento de atuação – no caso de exemplo, o calçadista.

Dessa forma, é possível aplicar um programa “pronto”, que pode satisfazer as necessidades do negócio com um preço razoável e sem as complicações de se envolver no desenvolvimento do software.

Ele vai ficar responsável por integrar os setores da loja, fazendo com que as informações fluam de forma automática e em tempo real. Por exemplo, assim que ocorrer uma venda, o sistema vai avisar o estoque sobre a retirada do item.

Ao mesmo tempo, o vendedor consegue associar o cadastro do cliente à emissão da nota fiscal, que já vai puxar, do banco de dados, todos os valores corretos, além de calcular os impostos.

Processo de venda automatizado com o uso de um smartphone.
Em uma loja de calçados, o ato da venda é o processo que vai exigir maior integração e agilidade, para que a experiência de compra seja a melhor possível.

Além disso, é possível fazer um monitoramento da situação de cada setor, uma vez que os dados ficam consolidados em um só lugar. Tudo isso sem a necessidade de contratar o desenvolvimento de um novo programa.

Portanto, a resposta para a pergunta “Qual o melhor software de gestão empresarial para pequenas empresas?” está, para a grande maioria dos casos, nas plataformas PDV ou outros sistemas que já vem pré-configurados e prontos para uso.

Como escolher um software de gestão

Antes de escolher qual a melhor opção de software de gestão empresarial, é necessário traçar um diagnóstico da situação atual da loja. Ou seja, mapear todos os processos internos da operação.

Por meio dessa análise, será possível avaliar, em primeira mão, se há de fato a necessidade de aplicar um sistema dedicado, ou se essas operações podem ser solucionadas com ferramentas mais simples, como planilhas eletrônicas e calculadoras.

Uma vez identificada a oportunidade para implementação do software de gestão, deve-se verificar quais operações podem ser automatizadas. Partindo de uma loja de pequeno porte, podemos elencar como prioridades:

  • Estoque de calçados: registrar toda entrada e saída de itens, em tempo real
  • Cadastro de clientes: manter um banco de dados sempre atualizado
  • Emissão de nota fiscal eletrônica: ter um modelo que esteja integrado com a relação de clientes cadastrados e o estoque de produtos
  • Fluxo de caixa: após cada operação de compra e venda, registrar o faturamento no balanço de caixa, para que não haja problemas com impostos e contas a pagar

Integrando esses setores, o negócio vai ter um fluxo operacional bem estruturado. Agora, a próxima etapa é estudar as opções disponíveis o mercado, avaliando quais os melhores sistemas para a realidade da loja.

Benefícios para a operação da loja de calçados

A automatização de processos é uma das vantagens mais diretas de utilizar um software de gestão empresarial. Porém, existem outras características positivas que podem ser aproveitadas quando inserimos automação nos processos.

Custos

Utilizar um programa para gerenciar os processos internos de uma empresa envolve custos, uma vez que se trata da contratação de um serviço. Porém, é possível obter economias ainda maiores, levando em consideração o que vai ser automatizado.

O exemplo mais claro são as horas de trabalho poupadas pelo setor administrativo. Ao invés de utilizar o tempo para realizar levantamentos e agrupar dados manualmente, os funcionários conseguem se concentrar em tarefas mais estratégicas.

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Tempo

Esse é um elemento fundamental para qualquer varejo calçadista. As vendas devem ocorrer da forma mais rápida possível, para que os clientes tenham a melhor experiência de compra.

Outra facilidade que um sistema integrado pode oferecer é a consulta rápida de itens no estoque. É comum para o segmento de calçados o cliente ter que esperar até o vendedor verificar se algum produto está disponível em uma determinada numeração.

Isso pode levar um tempo, no qual o vendedor deixa o cliente esperando. Por meio de um sistema integrado e atualizado, seria possível fazer a checagem automaticamente, reduzindo essa espera.

Erros

Todos estamos sujeitos a cometer erros, principalmente em tarefas repetitivas e constantes. Em uma loja de calçados, há uma série de operações desse tipo, como a contagem de itens e o próprio cálculo do troco, após um pagamento.

Portanto, um benefício importante em transferir essas responsabilidades para um programa de computador é a redução de erros, principalmente em operações de cálculo.

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Dados

Por fim, uma vantagem diretamente conectada com as estratégias da empresa é a consistência nos dados. O software de gestão tem a capacidade de armazenar muitas informações, facilitando a geração de relatórios.

Com eles, a administração da empresa pode avaliar o desempenho e projetar receitas e crescimento para o futuro. Além disso, os dados ajudam a identificar pontos de melhoria e falhas na gestão da empresa.

É importante destacar que, por mais que existam inúmeros benefícios, estes só poderão ser percebidos se todos os envolvidos operarem os softwares de forma correta.

Portanto, sempre que uma empresa for implantar um programa desses, é preciso dedicar um tempo para a capacitação da equipe que vai utilizá-lo no dia a dia, garantindo o entendimento das ferramentas.

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A utilização de um software de gestão pode ajudar muito uma loja de pequeno porte, oferecendo ferramentas avançadas em uma plataforma “pronta”, sem a necessidade de investir em programação.

O “melhor software de gestão empresarial para pequenas empresas” é uma pergunta sem resposta, uma vez que depende de diversos fatores, como discutimos neste texto.

A melhor estratégia é conhecer o seu negócio, para analisar quais as necessidades e o capital disponível para investimento. Dessa forma, será possível encontrar a opção mais viável e que trará mais resultados práticos.

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