By Quando uma quebra de caixa acontece, é sinal de que é preciso reavaliar e garantir transparência nas operações financeiras do negócio. Os motivos que levam a esse acontecimento são muitos e podem afetar a gestão e sua tomada de decisões.
Portanto, acompanhe este artigo com explicações sobre a quebra de caixa e dicas para evitar esse problema na sua loja!
O que é e como funciona a quebra de caixa?
A quebra de caixa é a diferença entre o valor de caixa e o registro contábil. Dessa forma, ela pode ser verificada quando o valor que deveria estar presente no caixa é diferente daquele que, de fato, está disponível no momento de fechar o estabelecimento.
Ela é um indício de que a loja não está controlando suas movimentações financeiras como deveria. Entretanto, utiliza-se o termo quebra de caixa apenas quando o saldo do caixa é menor que o valor do registro.
Quando a quebra de caixa acontece, isso pode ser resultado de diferentes cenários, como falha no registro das operações, fraudes, furtos ou desvios. Por isso é tão importante saber como controlar as informações, para identificá-la, se for o caso.
Como evitar esse problema na sua loja?
Como você viu, evitar a quebra de caixa é também impedir que atividades criminosas aconteçam, gerando problemas sérios nas finanças. Mas as dicas abaixo ajudarão você a evitá-la.
Veja só!
Garanta a atualização diária dos dados
Todos os dias o operador de caixa deve atualizar os dados com os valores que entraram e saíram, de maneira contínua. Ao final do expediente, é preciso somar o recebimento por dinheiro, cheque, cartão de crédito ou débito e por outras formas.
Depois, o resultado deve ser comparado com o volume de vendas, para confirmar se está correto. A atualização constante ajudará a evitar erros que podem gerar divergências.
Identifique cada tipo de movimentação financeira
A forma como o valor da venda é recebido pela empresa caracteriza o tipo de movimentação financeira. Na prática, há a possibilidade de utilizar diferentes formas de pagamento, por exemplo
- cartão de crédito ou débito;
- dinheiro;
- cheque;
- tickets;
- vales.
É preciso saber como foi cada movimentação para identificar se o dinheiro que sobrou no caixa corresponde ao que deveria. Além disso, o registro correto possibilita identificar erros como trocos errados e outros problemas.
Invista em um software de gestão financeira
Existem softwares específicos para o controle financeiro, que realizam o registro de todos os tipos de movimentação automaticamente. Assim, eles facilitam o controle das finanças e reduzem as possibilidades de quebra de caixa.
Capacite o operador de caixa
O profissional que cuidará do caixa precisa ter um perfil atento e responsável. Mas também é preciso investir em treinamento e capacitação, para que ele possa seguir os processo e padrões da empresa. Isso reduzirá as chances de erros nos registros.
Atente-se ao fechamento de caixa
O fechamento de caixa é o momento em que o operador verifica se todas as entradas e saídas foram registradas corretamente. Se há falta de dinheiro, significa que houve quebra de caixa. Nesse caso, é preciso investigar e solucionar o erro o mais rápido possível, evitando que seja preciso fazer os descontos.
Afinal, além de afetar os rendimentos do colaborador, a medida pode ter outros impactos no fluxo de caixa da empresa e nas decisões tomadas.
Neste artigo você entendeu o que é e como funciona a quebra de caixa. Além disso, encontrou dicas para evitar que ela aconteça no seu negócio, gerando problemas financeiros. Portanto, vale a pena adotar essas medidas no seu estabelecimento.
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