Como fazer um inventário de estoque para lojas de calçados

Saber como fazer um inventário de estoque é muito mais do que listar e contar todos os calçados da loja. O levantamento das quantidades armazenadas de cada item também revela informações importantes sobre as vendas e o faturamento.

Esse processo possui algumas diretrizes básicas, desde o modo como as informações podem ser organizadas até a frequência com a qual as verificações precisam acontecer.

Neste texto, elencamos os principais pontos para guiar a criação de um inventário para lojas de calçados, com dicas para controle de estoque dos produtos. Continue a leitura e confira!

O que é gerenciamento de estoque?

A gestão de estoque é um processo feito por lojas e empresas a fim de levantar, de organizar e de estruturar os produtos presentes na loja em determinado espaço e em um período de tempo específico.

Ao realizar a contagem dos produtos, é possível compreender as demandas da sua loja, as entradas e saídas de calçados e quando é necessário abastecer o estoque com itens novos.

Dessa forma, a falta ou o excesso de determinado item são evitados, o que impacta diretamente nos gastos da loja — por prevenir compras desnecessárias —, nas ações de vendas e até nos insights sobre o funcionamento do seu negócio.

As principais informações de um inventário

O inventário de estoque é a fonte principal de informações sobre os produtos da loja. Quando um cliente procura por determinada numeração, por exemplo, a consulta deve ser precisa, eficaz e fornecer as informações que facilitarão o trabalho do vendedor — mostrando se há produtos disponíveis e até onde encontrá-lo rapidamente, em casos de espaços de armazenamento grandiosos.

Dessa forma, alguns dados são fundamentais para que a contagem de estoque seja feita com excelência, e devem ser coletados e registrados com exatidão.

Modelo, marca e tamanho

O segmento calçadista é composto por inúmeros modelos diferentes, com cores, formas e estilos para todos os perfis de consumidores. Portanto, guardar dados, como numeração, cores, tipo de calçado e marca é essencial.

Quantidades e custos

A quantidade de cada mercadoria também deve ser registrada. Opte pelo número de caixas ou de pares — o que torna mais fácil o processo. Não se esqueça, também, de descrever o custo dos produtos por remessa e unidade.

Essas informações são especialmente úteis quando for necessário planejar o orçamento das próximas compras de calçados ou até para negociar com fornecedores.

As consultas das dúvidas dos clientes também dependem desses dados — por exemplo, um questionamento sobre a disponibilidade de determinado calçado —, possibilitando à loja se manter atualizada e não cometer equívocos no atendimento, o que pode prejudicar a experiência de compra dos clientes.

Contato do fornecedor

Se a loja não tiver fornecedor fixo, vale a pena anotar o contato da empresa responsável pelo abastecimento de cada produto ao gerenciar o estoque, facilitando o trabalho de identificar com qual fabricante comprar cada modelo.

Data da última compra

Outra informação que pode ser útil é a data da última compra de cada calçado no estoque. Com o tempo, a loja terá uma noção maior sobre seus gastos com reposição, analisando a periodicidade com que abasteceu cada item.

Como fazer contagem de estoque?

Um inventário de estoque completo reúne todas as informações principais sobre os produtos armazenados para que a equipe envolvida seja capaz de entender a situação atual de cada modelo de calçado.

Em teoria, o processo é simples: basta registrar os produtos em uma tabela e manter os dados atualizados, conforme as vendas forem acontecendo. No entanto, a prática pode trazer alguns imprevistos, que acabam dificultando a tarefa.

Produtos desorganizados, falta de informação sobre os fornecedores, falta de periodicidade para o levantamento e a própria disposição das prateleiras no estoque podem causar a demora na coleta dos dados necessários e, inclusive, resultar em erros nos registros.

Isso sem considerar que quanto maior a quantidade de produtos, mais complexo será o inventário. Portanto, existem algumas atenções que ajudam a entender como fazer o inventário da loja de forma prática e assertiva. 

Organize o ambiente

Antes de começar a organizar os inventários físicos, é preciso garantir que tudo estará no seu devido lugar. Por isso, separe um tempo para colocar os calçados em ordem, garantindo que nenhum ficará fora do estoque durante o levantamento.

Mapeie as prateleiras 

Identificando cada espaço de armazenamento, o nível de organização aumenta e o trabalho de encontrar determinados produtos diminui. 

Por isso, enumere as prateleiras presentes no estoque, a fim de que consiga separar os calçados por categoria e sinalizar, na planilha de dados, onde está cada modelo, o que facilitará o trabalho do vendedor na hora de encontrar determinado calçado.

Caso o espaço seja menor, é possível fazer o mapeamento das prateleiras usando as letras do alfabeto. Apenas evite símbolos, pois eles podem ser mais complexos de memorizar.

Estabeleça um método de contagem

Para que a contagem aconteça da melhor maneira, é importante estabelecer um método que seja preciso e que não deixe passar nenhum calçado. 

A melhor maneira de realizar a atividade é contando os itens um a um, abrindo caixas e verificando se os pares estão corretos — às vezes, pode ter acontecido algum engano e existem modelos de numerações diferentes no mesmo pacote, por exemplo.

Dessa forma, você organiza o estoque enquanto realiza o levantamento. Contar de acordo com a caixa ou em blocos é mais rápido, porém pode não ser tão assertivo na hora de catalogar os produtos.

Cadastre os produtos por código de barras 

Esse tipo de codificação é ideal para se trabalhar com sistemas informatizados, evitando erros de identificação dos produtos e facilitando a busca por informações.

Além disso, em programas feitos para gerenciar estoque, é possível fazer a identificação dos calçados por código de barras de forma automatizada e com mais agilidade.

Etiquete itens obsoletos 

Para calçados que não estão com vendas em alta, um sistema de sinalização pode ajudar a economizar tempo em eventuais buscas no estoque. 

Além disso, é uma forma de permanecer atento aos calçados que estão parados, desenvolvendo ações de vendas para que haja vazão.

Não movimente mercadorias durante as contagens 

O processo de realização do inventário pode ser longo, e as movimentações podem ocasionar erros de apuração. 

Portanto, evite realizar a atividade com a loja aberta, por exemplo, pois os calçados serão retirados das prateleiras e, certamente, erros acontecerão.

Defina um momento para a contagem

Essa dica se relaciona diretamente com a anterior, pois garante que haverá um momento específico para que o levantamento dos produtos do estoque aconteça. 

É um cuidado importante para assegurar que a atividade seja realizada com dedicação total, sem movimentação dos calçados e de maneira organizada. 

O ideal é selecionar um sábado ou um dia da semana só para isso. A primeira vez que a contagem for realizada, levará mais tempo e precisará de mais dedicação. Depois, por outro lado, é só dar andamento conforme novos produtos chegarem, até que se torne rotina e entre no processo da loja.

Reveze os responsáveis pelas contagens

O ideal é que a contagem de estoque manual seja feita por duas pessoas, para que os dados sejam conferidos por um segundo colaborador. Dessa forma, você garante um olhar menos “viciado” para o processo, tendo em mente que o primeiro responsável já dominou a atividade e pode deixar algo passar.

Padronize a forma de registro

É importante que os produtos do estoque sejam registrados na planilha ou no programa de gestão de inventário da mesma forma por toda a equipe, para que não haja erros ou catalogações distorcidas.

Uma ideia é criar um passo a passo e deixá-lo fixo no estoque, para que, sempre que novos calçados chegarem, eles sejam organizados e registrados da mesma forma por todos os colaboradores da loja.

Ferramentas para armazenar informações

Depois de compreender os processos envolvidos em um inventário de estoque, é hora de conhecer as ferramentas que armazenam todos os registros, mantendo a organização e facilitando a consulta.

Planilha de controle de estoque

O principal recurso utilizado por lojistas é a planilha de controle de estoque. Fáceis e acessíveis, elas servem para que toda a equipe possa ter as informações concentradas em um único documento ou plataforma.

Outra vantagem importante são os custos. Mesmo exigindo mais trabalho para configurar e manipular, ferramentas como Google Planilhas e Excel Online permitem a criação de arquivos gratuitamente.

Se tiver dificuldades em criar a planilha, na internet também existem diversos modelos prontos. É só fazer o download e editar conforme a realidade do seu estoque de calçados.

É importante destacar que, ao optar por esse método, a planilha deve ser atualizada constantemente e levada a sério. Capacite funcionários para o gerenciamento do documento e esteja sempre ciente de todas as movimentações.

Por outro lado, dependendo do tamanho do estoque, o esforço necessário para organizar tudo nessa plataforma pode não compensar quando comparado às alternativas prontas.

Software de gestão

Um outro caminho são os softwares de gestão, sistemas capazes de gerenciar todos os processos corporativos. Para o segmento calçadista, temos, como exemplo, os programas PDV (ponto de venda).

Integrados ao sistema de vendas, a maior vantagem de um software desse tipo é dar baixa no estoque assim que um produto for vendido. Aliando esse mecanismo aos códigos de barras, o controle de entrada e saída dos produtos se torna automático e mais resistente a falhas.

Essas aplicações tornam as operações mais claras, práticas, dinâmicas e intuitivas. Algumas opções oferecem, ainda, a geração automática de gráficos e de relatórios que colaboram para o fácil entendimento da situação e para as tomadas de decisão.

Com a utilização dos softwares, é viável entender o andamento financeiro dos produtos estocados, a previsão de saída e de chegada e os cenários futuros.

Por que controlar o estoque?

Ter muitos produtos estocados não é bom sinal. Se os calçados estão parados, significa que as vendas também estão. A relação entre estoque e prateleira precisa ser fluida, cíclica e rotineira.

Não é uma tarefa fácil. Se, por um lado, produtos em excesso significam pronta-entrega, por outro há um grande risco de desaceleração financeira com calçados parados.

A solução é simples: planejamento e organização. Com controle de estoque adequado e competente, as operações são mais assertivas e os riscos com perda de dinheiro são menores.

Diante disso, o inventário é uma ótima alternativa. Registrar tudo o que está armazenado no estoque é o primeiro passo para melhorar os processos de abastecimento dos produtos.

Com o tempo, a experiência e os dados também vão ajudar a empresa a entender quais calçados precisam de mais atenção de acordo com o perfil de compra dos clientes da loja.

Quem também ganha com isso é o espaço físico, que possibilita melhor trânsito dos responsáveis no local.

Gerenciamento e organização de estoque na pandemia

A pandemia do coronavírus tornou ainda mais necessário o controle de estoque otimizado, organizado e processual, a fim de que lojistas consigam ficar atentos aos produtos parados e, evidentemente, a aqueles que estão tendo saída por vendas na internet ou por meio da retirada na loja física.

Por mais que, nesse momento, o ideal seja apostar em um estoque inteligente e com produtos estrategicamente adquiridos (para evitar prejuízos em períodos de baixa ou de lockdown, por exemplo), o controle do espaço permanece sendo importante.

O estoque bem organizado possibilita, ainda, a realização de ações de vendas casadas ou focadas em dar vazão para os produtos parados, estratégia que pode trazer bons resultados para sua loja.

Para quem estruturou um processo de vendas online, por meio de marketplaces, de lojas virtuais ou das redes sociais, a organização dos produtos presentes no inventário se torna ainda mais essencial.

Com mais de uma pessoa realizando atendimento online e em diversas plataformas possíveis para realizar as vendas, um estoque desorganizado pode acarretar na comercialização de produtos que não estão disponíveis, o que irá gerar uma situação bastante delicada entre lojista e consumidor.

O ideal, para o período, é apostar em um programa de gestão de estoque, pois eles são opções profissionais e dedicadas exclusivamente para essa atividade. Além disso, por funcionar de maneira automática, ele dará baixa no produto assim que a venda for feita.

Caso não seja possível investir em um software agora, opte pelas planilhas online e compartilhe-as com os colaboradores. Frise, ainda, a importância de mantê-la atualizada, para que as informações registradas sejam reais e não causem problemas.

Dessa forma, você consegue acompanhar os dados e a equipe de vendas oferece produtos que de fato estão disponíveis no seu estabelecimento.

Entender como fazer um inventário de estoque não é uma tarefa complicada, mas pede determinadas atenções e regras bem definidas, a fim de que o levantamento realizado não tenha que ser feito repetidas vezes.

Na página de materiais gratuitos da Daniel Atacado, você encontra documentos que ajudarão na organização da sua loja de calçados. Para acessá-los e fazer o download, clique na imagem abaixo!