Qual o melhor software de gestão empresarial para pequenas empresas?

Na disputa sobre qual o melhor software de gestão empresarial para pequenas empresas, entramos em um mercado com grande variedade de opções. É importante alinhar bem as expectativas e as necessidades, pois a grande maioria dos serviços são pagos.

Softwares de gestão são ferramentas que facilitam o dia a dia de uma empresa. Seguindo o surgimento dos primeiros computadores, esses programas evoluíram de simples calculadoras para mecanismos capazes de realizar tarefas complexas, causando uma verdadeira transformação digital.

A seguir, discutimos o funcionamento desses programas, algumas dicas de opções no mercado nacional e os principais benefícios ao implementar esses sistemas.

Softwares de gestão prontos

Algumas opções de sistemas possuem uma boa interface de uso e podem se encaixar em qualquer empresa de serviços. Elas trabalham, em sua maioria, com ambientes online e podem ser utilizados de vários dispositivos, como celulares, computadores e tablets.

Entre as alternativas de programas para o seu negócio, podemos citar:

gestãoclick

A plataforma oferece um software acessível por diversos dispositivos, entre computadores, tablets e smartphones. Com muitas funcionalidades, de gestão de estoque a cadastro de clientes, controle de entradas e saídas e fluxo financeiro.

O serviço funciona por meio de uma assinatura mensal, com valores entre R$ 49,90 e R$ 199,90 por mês no plano anual (dados de fevereiro de 2021), os quais variam de acordo com o número de usuários conectados.

Senior

O site da Senior possui uma boa segmentação de produtos. A empresa trabalha com soluções entre softwares de gestão empresarial, de pessoas, de armazenagem e de transporte (logística).

Além disso, é possível encontrar uma categoria específica para sistemas focados em pequenas empresas. Também dá para pesquisar por setor de atuação, como varejo, supermercado, manufatura, entre outros.

Para conferir os valores do software é necessário entrar em contato diretamente com o comercial da Senior, por meio do site.

ContaAzul

Este serviço também traz as funcionalidades de um software de gestão clássico, com o diferencial de algumas soluções direcionadas para contabilidade, com várias ferramentas para controle fiscal.

Os planos vão do básico até o estendido, com valores mensais que variam entre R$ 89,90 e R$ 249,90 no plano anual (dados de fevereiro de 2021).

SIGECloud

A plataforma SIGECloud promete facilitar a vida dos lojistas, da emissão de notas fiscais ao cálculo de contas a pagar e a receber. O sistema oferece algumas funcionalidades offline – ou seja, sem a necessidade de conexão de Internet –, o que é um diferencial.

Caso você queira testar o SIGECloud, é possível utilizá-lo gratuitamente por quinze dias.

NEX

Além das funções comuns aos softwares de gestão, o NEX possui um módulo totalmente gratuito, com um sistema para controle de vendas, estoque e cadastro de clientes, de produtos e de fornecedores. Dessa forma, essa opção se torna viável caso a empresa esteja procurando uma alternativa mais completa.

Os planos possuem custo de R$ 39,00 a R$ 99,00 por mês (dados de fevereiro de 2021).

Pipefy

O Pipefy é um software de gestão de fluxo e de processos, com funções para diversas áreas da empresa, como a de marketing, de vendas, os recursos humanos e muito mais.

Ele funciona no modelo kanban, famoso por ser muito imagético. Além dos quadros de processos e atividades prontos, é possível criá-los do zero e configurar como fizer sentido para sua empresa.

Além disso, o Pipefy possui integração com plataformas como Gmail, Slack e muitas outras. Existe um plano gratuito que pode ser utilizado indeterminadamente, e outros mais completos, que variam de US$ 9,00 a US$ 18,00 por usuário no plano anual (dados de fevereiro de 2021).

Totvs

A Totvs é uma empresa que oferece soluções como sistema ERP, tecnologias para a área de recursos humanos, analytics integrado para análise de dados, CRM e funções específicas para lojas virtuais.

Eles se classificam como feitos para qualquer negócio, independente do tamanho. A divisão dentro de cada segmento visa agregar mais valor aos lojistas e empresários, com uma vertente especializada no varejo.

Para solicitar um orçamento, basta acessar o site da Totvs e enviar os dados para contato.

Tiny ERP

O TinyERP é outra opção de software de gestão para pequenas e médias empresas que possibilita emitir notas fiscais e realizar a gestão financeira de produtos e de compras.

Dentre as funcionalidades, existem as específicas para lojas virtuais, comércios e indústrias. O plano anual varia de R$ 450,00 a R$ 4.500,00 no total (dados de fevereiro de 2021)

CakeERP

Um software completo para realizar a gestão financeira, de compras e vendas e de estoque, gerando relatórios e gráficos que permitem uma visão mais clara dos dados da loja.

Além disso, o CakeERP pode ser integrado com lojas virtuais, sendo mais indicado para os segmentos de beleza, vestuário, calçados, acessórios, eletrônicos e bebidas.

Há a possibilidade de ficar com o plano gratuito, no entanto, para uma experiência completa é preciso contratar um pago, que varia de R$ 49,00 a R$ 249,00 (dados de fevereiro de 2021).

eGestorERP

O eGestor é um sistema online, que armazena os dados na nuvem de forma segura, além da utilização ser bastante facilitada e eficiente.

Funciona para diversas áreas da empresa, permite emitir notas fiscais e até boletos de pagamento. Para solicitar um orçamento, basta enviar os dados pelo site e esperar o contato.

QuickBooks

O QuickBooks é um sistema de gestão financeira para pequenas empresas supercompleto. Ele permite importar ações bancárias, controlar os recebimentos, organizar os gastos, emitir notas fiscais e boletos e ainda possibilidade a estruturação de relatórios financeiros.

Por fim, pode ser acessado de qualquer lugar, pois é um software online. Existem dois planos disponíveis no mercado: o básico, por R$ 69,00 ao mês e o plus, por R$ 90,30 ao mês (dados de fevereiro de 2021).

A maioria desses programas reúnem as principais funções que uma empresa de serviços, como uma loja de calçados, vai precisar para rodar suas operações principais.

Vale lembrar que, apesar das assinaturas pagas, a maioria das opções oferece períodos de teste gratuitos, possibilitando ao lojista experimentar o software sem se comprometer.

As origens dos softwares de gestão

Os primeiros computadores colocados em funcionamento eram muito diferentes dos que temos hoje. Programados para realizar operações simples, eles ocupavam bastante espaço e não existia a possibilidade de utilizá-los em pequenas e médias empresas.

Com o tempo, o hardware (ou seja, peças físicas) foi ficando cada vez melhor. Finalmente, com o lançamento das primeiras máquinas da Apple, em 1976, começamos a ver computadores em formatos mais compactos que podiam ser usados em casa.

Hoje, com produtos como smartphones e tablets, é difícil imaginar que mudanças tão grandes ocorreram em apenas algumas décadas. Essa evolução ajudou a disseminar o uso de softwares nas organizações, principalmente na gestão de pequenas empresas.

O cenário atual das empresas de grande porte é composto por sistemas complexos e integrados, capazes de conectar todos os setores da organização. Para a venda de produtos, por exemplo, áreas como estoque e faturamento possuem comunicação instantânea.

Esses programas são, em sua maioria, desenvolvidos especificamente para cada negócio e são conhecidos como sistemas ERP – Enterprise Resource Planning. Porém, quando analisamos empreendimentos menores, há uma série de alternativas mais simples.

Algumas empresas de desenvolvimento de software oferecem soluções mais práticas, com módulos pré-configurados e adequados para operações menos complexas. Essas opções são mais baratas e também oferecem alguns recursos de personalização.

Como funciona um software de gestão empresarial

Como exemplo, vamos comparar uma grande fábrica de calçados com uma loja que revende os produtos dessa indústria.

No primeiro caso, as etapas de produção de calçados exigem um controle preciso de todos os insumos, funcionamento das máquinas, horários dos funcionários e níveis de estoque.

Dependendo do tamanho da fábrica, as informações se acumulam em uma montanha de dados que, sem o auxílio de um software, dariam muito trabalho para acompanhar. Um setor especialmente afetado seria o controle financeiro empresarial.

Por isso, para grandes empresas, encomendar um software completamente personalizado faz sentido, uma vez que as economias de tempo em cada operação realizadas por uma máquina podem resultar em reduções significativas de custo.

Quando analisamos uma loja de calçados de menor escala, por outro lado, as prioridades são diferentes, uma vez que os produtos, em sua maioria, já vêm prontos dos fornecedores, como as distribuidoras em atacado, por exemplo.

Nas pequenas empresas, o foco está na agilidade dos processos de venda e no controle de estoque, sem muitas variações dentro do mesmo segmento de atuação – no caso de exemplo, o calçadista.

Dessa forma, é possível aplicar um programa “pronto”, que pode satisfazer as necessidades do negócio com um preço razoável e sem as complicações de se envolver no desenvolvimento do software.

Ele vai ficar responsável por integrar os setores da loja, fazendo com que as informações fluam de forma automática e em tempo real. Por exemplo, assim que ocorrer uma venda, o sistema vai avisar o estoque sobre a retirada do item.

Ao mesmo tempo, o vendedor consegue associar o cadastro do cliente à emissão da nota fiscal, que já vai puxar, do banco de dados, todos os valores corretos, além de calcular os impostos.

Nas pequenas empresas, o foco está na agilidade dos processos de venda e no controle de estoque, sem muitas variações dentro do mesmo segmento de atuação – no caso de exemplo, o calçadista.

Dessa forma, é possível aplicar um programa “pronto”, que pode satisfazer as necessidades do negócio com um preço razoável e sem as complicações de se envolver no desenvolvimento do software.

Ele vai ficar responsável por integrar os setores da loja, fazendo com que as informações fluam de forma automática e em tempo real. Por exemplo, assim que ocorrer uma venda, o sistema vai avisar o estoque sobre a retirada do item.

Ao mesmo tempo, o vendedor consegue associar o cadastro do cliente à emissão da nota fiscal, que já vai puxar, do banco de dados, todos os valores corretos, além de calcular os impostos.

Além disso, é possível fazer um monitoramento da situação de cada setor, uma vez que os dados ficam consolidados em um só lugar. Tudo isso sem a necessidade de contratar o desenvolvimento de um novo programa.

Portanto, a resposta para a pergunta “Qual o melhor software de gestão empresarial para pequenas empresas?” está, para a grande maioria dos casos, nas plataformas PDV ou outros sistemas que já vem pré-configurados e prontos para uso.

Como escolher um software de gestão

Antes de escolher qual a melhor opção de software de gestão empresarial, é necessário traçar um diagnóstico da situação atual da loja. Ou seja, mapear todos os processos internos da operação.

Por meio desta análise, será possível avaliar, em primeira mão, se há de fato a necessidade de aplicar um sistema dedicado, ou se essas operações podem ser solucionadas com ferramentas mais simples, como planilhas eletrônicas e calculadoras.

Uma vez identificada a oportunidade para implementação do software de gestão, deve-se verificar quais operações podem ser automatizadas. Partindo de uma loja de pequeno porte, podemos elencar como prioridades:

• Estoque de calçados: registrar toda entrada e saída de itens, em tempo real
• Cadastro de clientes: manter um banco de dados sempre atualizado
• Emissão de nota fiscal eletrônica: ter um modelo que esteja integrado com a relação de clientes cadastrados e o estoque de produtos
• Fluxo de caixa: após cada operação de compra e venda, registrar o faturamento no balanço de caixa, para que não haja problemas com impostos e contas a pagar

Integrando esses setores, o negócio vai ter um fluxo operacional bem estruturado. Agora, a próxima etapa é estudar as opções disponíveis no mercado, avaliando quais os melhores sistemas para a realidade da loja.

Benefícios para a operação da loja de calçados

A automatização de processos é uma das vantagens mais diretas de utilizar um software de gestão empresarial. Porém, existem outras características positivas que podem ser aproveitadas quando inserimos automação nos processos.

Custos

Utilizar um programa para gerenciar os processos internos de uma empresa envolve custos, uma vez que se trata da contratação de um serviço. Porém, é possível obter economias ainda maiores, levando em consideração o que vai ser automatizado.

O exemplo mais claro são as horas de trabalho poupadas pelo setor administrativo. Ao invés de utilizar o tempo para realizar levantamentos e agrupar dados manualmente, os funcionários conseguem se concentrar em tarefas mais estratégicas.

Tempo

Esse é um elemento fundamental para qualquer varejo calçadista. As vendas devem ocorrer da forma mais rápida possível, para que os clientes tenham a melhor experiência de compra.

Outra facilidade que um sistema integrado pode oferecer é a consulta rápida de itens no estoque. É comum para o segmento de calçados o cliente ter que esperar até o vendedor verificar se algum produto está disponível em uma determinada numeração.

Isso pode levar um tempo, no qual o vendedor deixa o cliente esperando. Por meio de um sistema integrado e atualizado, seria possível fazer a checagem automaticamente, reduzindo essa espera.

Além disso, em estoques bem organizados, é possível inserir em qual departamento o calçado se encontra. Isso acelera, também, a busca pelo calçado.

Erros

Todos estamos sujeitos a cometer erros, principalmente em tarefas repetitivas e constantes. Em uma loja de calçados, há uma série de operações desse tipo, como a contagem de itens e o próprio cálculo do troco, após um pagamento.

Portanto, um benefício importante em transferir essas responsabilidades para um programa de computador é a redução de erros, principalmente em operações de cálculo.

Segurança de informações

Os softwares de gestão concentram, em um só programa, o registro de informações e de dados do seu negócio. Assim, as informações de todas as áreas estão armazenadas em um lugar só, auxiliando na organização.

Para assegurar que as informações não se percam, podem ser feitos backups – cópias de segurança – e, se o software for online, pode salvar os dados na nuvem, garantindo que eles sejam acessados de qualquer lugar.

Dados

Por fim, uma vantagem conectada diretamente às estratégias da empresa é a consistência nos dados. O software de gestão tem a capacidade de armazenar muitas informações, facilitando a geração de relatórios.

Com eles, a administração da empresa pode avaliar o desempenho e projetar receitas e crescimento para o futuro. Além disso, os dados ajudam a identificar pontos de melhorias e de falhas na gestão da empresa.

Além disso, esses dados costumam ser organizados em relatórios criados em tempo real, o que auxilia a identificar pontos de ação e de acertos com mais clareza.

É importante destacar que, por mais que existam inúmeros benefícios, estes só poderão ser percebidos se todos os envolvidos operarem os softwares de forma correta.

Portanto, sempre que uma empresa for implantar um programa desses, é preciso dedicar um tempo para a capacitação da equipe que vai utilizá-lo no dia a dia, garantindo o entendimento das ferramentas.

A utilização de um software de gestão pode ajudar muito uma loja de pequeno porte, oferecendo ferramentas avançadas em uma plataforma “pronta”, sem a necessidade de investir em programação.

Responder “qual melhor software de gestão empresarial para pequenas empresas?” é, portanto, muito dinâmico, uma vez que depende de diversos fatores, como discutido no texto.

A melhor estratégia é conhecer o seu negócio para analisar quais as necessidades e o capital disponível para investimento. Dessa forma, será possível encontrar a opção mais viável e que trará mais resultados práticos.

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